勤怠管理をデジタル化するメリット3点

日本で深刻な社会問題になりつつある「人手不足」。人手不足は各企業共通の課題ですが、中でも中小企業で頭を悩ませるケースが多いでしょう。
限られた人員で組織を運営するためには、いかに業務を効率化できるかが重要。現在、業務効率化に大きな効果が期待される「勤怠管理システム」が注目を集めています。
本記事では勤怠管理のシステム化のメリットを紹介しますので、システム化に不安がある方、システムの導入を検討している方は特に参考にしてください。

勤怠管理でデジタル化を推進する理由

ここ数年、日本でもシステム化やデジタル化が急速に進められています。
ビジネスでは勤怠管理にタイムシートやタイムカードのデジタル化を推進していますが、その背景には法改正や働き方の多様化が影響しています。

法改正によるデジタル推進

法改正の前は、新たな法律を施行・改正するたびに、勤怠管理・給与の計算方法などを見直さなければなりませんでした。
勤怠管理をデジタル化すれば素早く法改正に対応できる上、ミスを極力減らして勤怠管理の遅延を解消できます。

多様な働き方に合わせたデジタル化の導入

現代企業は、リモートワークや派遣社員の受け入れ、繁忙時間だけのアルバイト投入など、時代に合わせた働き方に対応しなければなりません。
従来形式のタイムシート・タイムカードから従業員の勤務時間を計算するような勤怠管理方法は、人事担当者に負担をかけることになります。
限られた時間と人手を有効に活用できるよう、早期のシステム導入を検討するといいでしょう。

勤怠管理をデジタル化する3つのメリット

タイムシートやタイムカードのデジタル化には、以下のメリットがあります。

①ペーパーレスで保管場所が不要になる

勤怠管理をデジタル化すると、保管期間の義務がある書類を含め、さまざまな書類がペーパーレスになります。
タイムカードなどを紙媒体で保管せずに済み、保管スペースを有効活用できるでしょう。
またデジタル上では検索機能が使えるため、書類を探す手間も取られません。
一定期間の勤怠データをまとめて出力することもでき、便利です。

◆派遣社員のタイムシートの書き方と保管期間｜押さえておきたい注意点も確認

参考：ペーパーレスによる経費削減
デジタル化を進めるとき、システムの導入には費用がかかります。
しかしデジタル化が実現できれば、印刷機の維持費・コピー用紙・インク代・封筒代・切手代・人件費など、幅広いコストを削減できます。
働き方改革が推奨される中、デジタル化は業務をスリム化できるエコな取り組みと言えるでしょう。

②労働時間の把握と自動計算

従来の勤怠管理では所定の勤務時間を超えていないか調べる際、タイムシートやタイムカードを元に勤務時間・残業時間などを確かめ、アナログ形式で計算しなければなりませんでした。
勤怠管理システムでは常に合計勤務時間が表示されるため、超過勤務などの勤怠状況を一目で確かめられます。

例えば製造業など勤務時間に変動の多い企業なら、デジタル化で正確・スピーディーな給与計算・労働時間の記録ができ、予期せぬ時間外労働やサービス残業を抑止できるでしょう。
労働者の勤怠管理をシステムに任せることで、人的ミスも減り人事担当の負担軽減につながるわけです。

③労務コンプライアンスへの積極的な取り組み

企業活動を続けるためには、社会の一員として法令を順守しなければなりません。
組織全体としてはもとより、社員一人一人がコンプライアンスを意識する必要があります。

勤怠管理をデジタル化すれば、労務コンプライアンスに対し積極的に取り組めます。
例えばタイムシートなどの打刻忘れや勤務時間の改ざんも防止できるでしょう。

厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署から出ている「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」には、次のような記載があります。

●始業・終業時刻の確認および記録の原則的な方法
（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ）タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

上記の通り、使用者や責任者が現認することを前提に、タイムシートに勤務時間を手書きしてもよいと定められています。
ただし実情として管理者が現場にいない、多忙で都度対応できないなど、常に正しい運用であるか保証できないケースもあるでしょう。

ここで勤怠管理をデジタル化していれば、客観的な記録に基づき正確な勤怠管理が行えます。

◆参考：派遣社員の勤怠管理｜派遣先企業の注意点とシステム導入のメリットを解説！

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製造業のように、さまざまな勤務パターンがあり、多くの労働者を受け入れている企業は適切な勤怠管理が難しくなります。
特に人材派遣を利用する場合、派遣社員特有の勤怠管理を行わなければならず、事務工数が増えてしまうでしょう。
また人材管理では、頻繁な法改正にも対応しなければなりません。
業務のシステム化が実現すれば、法対応と事務作業、二つの面で業務負担を減らせます。
まずはタイムシートやタイムカードのデジタル化・システム化からはじめ、適切な勤怠管理を目指しましょう。
勤怠管理をデジタル化するポイントは、自社にあったシステム選び。システム導入・運用費用、システム内容、システム表示の仕方などに注視してシステムを検討するのがおすすめです。

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