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グッジョブコラム 2021.11.04

派遣社員の勤怠管理をシステム化する上で知っておきたいポイント

<勤怠管理をデジタル化するメリット3点>でも記載しましたが、勤怠管理をデジタル化(システム化)する企業が急速に増えています。働き方改革の影響等により、時間外労働の管理を強化しなければならないことも背景にあるでしょう。

一方、派遣社員の勤怠管理については、雇用主である「派遣元」の存在もあり、派遣料金の請求書まで繋がる業務であることから、企業間をまたいだ確認作業が必要となり、システム化がなかなか進まなかったという背景があります。

また、派遣先が自社社員と一緒のシステムを導入していても、派遣先-派遣元間の勤怠情報のやり取りなどの面倒な業務はアナログのままだったりと、課題が残っているようです。

このような「派遣社員ならでは」の勤怠管理の課題を解説しますので、派遣をご利用の企業様(特に取引派遣会社が多い又は派遣社員数が多い企業様)は是非チェックいただけたらと思います!

 

目次

1.派遣元も勤怠を確認できるか

2.締日や勤務形態(就業条件)に柔軟に対応できるか

3.派遣法にも対応できるか

 

1.派遣元も勤怠を確認できるか

これまで、派遣社員の勤怠管理は派遣先の仕事で、派遣元が勤怠情報を確認できるのは毎月の「締め」のタイミングであることが多かったようです。

派遣元の担当者が毎日勤怠管理に訪れたり(常駐の場合も)、旧式のタイムカードがBOXに入っているのを確認できたり、という状況はありますが、あくまでアナログの対応になっていました。

直接派遣スタッフの様子を確認することは素晴らしいことである一方、派遣会社側の工数には限りがあることや、新型コロナウィルスの影響で接触が制限される中、システム化を行う動きも出てきています。

一方、派遣元が独自に勤怠システムを導入して管理をするケースもありますが、最終的に派遣先で認識している勤怠情報と差異が出てしまうなど、月末の付け合わせに時間が取られてしまうことも少なくありません。

 

そこで、派遣先で勤怠システムを導入し、そこに派遣会社もアクセスしリアルタイムで確認できることがポイントです。

何より、出欠状況や時間外労働の情報が確認でき、残業の調整など早めの対応が可能になります。(36協定は派遣元で設定されるものなので、このチェックは重要です)

また、締めのデータも早めに確認できることで、派遣先から勤怠情報を送る手間が省けますし、請求書計算に早期に取り掛かることが可能になります。

これが派遣先システムを一緒に利用している場合、システムアカウントを派遣元にも共有するのはセキュリティ的にお勧めできませんので、派遣社員は専用にシステムを用意するのもお勧めです。

→こちらも是非ご確認ください <他にもある、派遣会社がリアルタイムで勤怠確認できるメリット!>

2.締日や勤務形態(就業条件)に柔軟に対応できるか

企業様によっては、派遣会社ごと締日が異なるケースがあると伺います。勤怠管理システムでは、1ヶ月の締日(末締め、20日締めなど)を設定する必要がありますが、複数種類の設定が可能なシステムは限られてしまいますので、確認が必要です。

また、派遣会社ごとに就業条件が若干異なるケースがあります。例えば残業条件が、所定勤務時間を超えてからカウントされるのか、法定勤務時間を超えてからカウントされるのか、など。

本来統一できるのが理想ではありますが、それが難しい場合は個別の設定が出来るのか、注意が必要です。

ちなみに派遣社員の勤怠に限らず、複数の勤務形態(日勤、交替勤務、変形労働など)をお持ちの企業様におかれては、勤務形態のバリエーションに応じた設定が可能かどうか、事前にご確認いただくことを強くお勧めします。

 

3.派遣法にも対応できるか

派遣法では、派遣先が派遣会社に対し月1回以上、就業状況を通知する義務が定められています。

したがって、現在運用している勤怠表で「就業状況報告」を兼ねている場合もあるため、必要な記載項目を満たすか、別途補填できる方法があるのかどうか、確認が必要です。

 

いかがでしょうか。派遣社員の勤怠管理や請求管理で毎月大きな工数をかけている企業様は、是非ご検討ください。

なお弊社の勤怠管理システムT-REXでは、派遣社員の勤怠管理に必要な機能を備えていますので、お問合せをいただけますと幸いです。

※これらのことは、弊社で定期的に開催しているWEBセミナーでも詳しくお話をしています。

 

                               

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