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【個別契約書の電子化解禁】製造派遣にもおすすめの派遣システムを紹介！
派遣契約書の電子化が解禁されましたが、「契約更新が頻繁、デジタル化はかえって面倒」「紙ベースなら確認・修正が楽」と思っていませんか。
例えば製造派遣では短期間で派遣社員が入れ替わるため、派遣元企業の書類ミスが多くなりがち。紙ベースで情報を精査したほうが早いと感じる方も多いでしょう。
今回は個別契約書の電子化解禁について触れながら、製造派遣におすすめの派遣システムについて解説します。
目次
労働者派遣法改正に伴う「電子化認可」と企業の動き
これまで派遣社員へ明示する労働条件・就業条件などは、電子メールなどの使用が認められていたものの、契約書には押印が必要でした。
2021年1月の労働者派遣法改正以降は、労働者派遣個別契約書（個別契約書）について電磁記録作成が許可されています。
各社で進むペーパーレスと電子署名
新型コロナウイルス拡大の影響を受け、感染対策のため、世界的にリモートワーク・テレワークが広まりました。
厚生労働省は以前からデジタル化を推し進めていましたが、ハンコ文化が根強い日本では、コロナ禍にもかかわらず書類にハンコを押すためだけに社員に出社を促す企業が生まれてしまったわけです。
契約書などを含めた「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」は社会問題となりました。
その後時間はかかっていますが、企業各社は印鑑・サインの代わりに「電子署名」を使うようになり、デジタル化を進めています。
今後、紙ベースの書類準備など、不要なコストは解消されていくでしょう。
後れを取る製造派遣業のデジタル化
技術系・オフィス系の分野では特に派遣契約のデジタル化が進んでいますが、製造派遣の分野では、デジタル化導入の浸透・定着が遅れているようです。
デジタル化の導入が遅れている製造派遣の特徴
デジタル化の導入が遅れている製造派遣の特徴をまとめました。
・技術・事務系の派遣に比べ、契約期間が短く更新が頻繁
・同職種同条件で複数の派遣元企業から派遣社員を受け入れている
・従来の事務処理に慣れている（紙資料に見やすさを感じる）
・デジタルの知識がなく、関連した法令を知らない
・セキュリティー対策に不安がある
製造派遣のデジタル化に対する現状
製造派遣では、組立・加工・検査・仕分けなど、製造補助作業がメイン。2～3カ月の短期契約で、複数の派遣元企業から多くの派遣社員を受け入れます。
「契約期間が短い」「同職種同条件の派遣社員が多い」などの特性がある製造派遣では、契約書の手続きが煩雑なため、派遣元企業からの契約書が遅れたり、契約書の記載ミスが生じたりするケースが多いようです。
業務を滞らせず、多くの派遣社員を迅速に管理する。そのために「紙ベースで情報を照らし合わせたほうが早い」として、製造派遣ではデジタル化・システム化が進みにくい現状があるわけです。
つまり製造派遣に適した派遣管理システムを探すなら、次の2点を満たすかどうかを判断ポイントにするといいでしょう。
・書類の管理・検索が簡便にできる（書類の保管スペースも不要になる）
・書類のチェック・修正作業を回避できる
製造派遣こそ派遣管理システムを導入すべき理由・メリット
派遣管理システムの中には、製造派遣で悩みやすい「書類のチェック・修正作業の回避」が可能で、「書類の管理方法を改善できる」システムがあります。
例えば製造派遣の契約期間が短い点、同職種同条件の派遣社員が多い点は変えられません。
しかし派遣社員の異動などで生じやすいトラブルは、派遣先企業が情報を管理し、契約情報に反映させればミスを削減できるでしょう。
また派遣情報をシステム化すれば、同職種同条件の派遣社員が多い時も、一つの個別契約にまとめられます。
その他にも契約書以外の記録・情報管理、勤怠管理、帳票出力、稼働人数の把握など、従来業務を効率よく進行できます。
■契約書などの事務作業をデジタル化するメリット
・事務作業の削減：契約書などの印刷・押印・郵送・返送など、作業コストが減る
・費用の削減：郵便料金・印刷時の紙やインク代などの費用がかからなくなる
・書類の保管：保管スペースをなくし、保管・管理の手間を削減できる
・書類のチェック：派遣社員の移動・更新などの際、書類の検索・修正が素早い
◆失敗事例・成功事例から学ぶ「DX推進を成功に導く」ポイントを解説！ | 派遣管理システム グッジョブ
◆【2022年1月改正】電子帳簿保存法｜人材派遣契約の電子化と対応ポイント | 派遣管理システム グッジョブ
派遣業に適したデジタル化戦略で業務改善を目指す
労働人口の減少により人手不足が深刻な日本では、人材派遣サービスの利用が増加しています。
派遣社員は優秀な即戦力となりますが、派遣社員1人を受け入れるためには細かな情報管理と書類の取り扱いが必要です。
製造派遣でも、時代にあわせて、デジタル化・システム化の導入を進めなければなりません。
また書面契約から電子契約にした場合、紙の契約書と電子契約書の混在する期間が生まれるため、デジタル化の完了には時間がかかります。
今のうちからデジタル化を進め、早期にシステムの導入に至れるよう取り組むことをおすすめします。
なお弊社では、製造派遣でトップシェアを誇る派遣管理システム「グッジョブ」を提供しております。
グッジョブは製造派遣の特性に配慮した仕組みのほか、契約書の記録や派遣社員の勤怠管理などを含め、派遣先企業の派遣管理を最適に行える機能を搭載しております。
派遣管理システムをご検討中の方は、ぜひ一度、弊社グッジョブをお試しください。
