派遣社員の勤怠管理｜派遣先企業の注意点とシステム導入のメリットを解説！

派遣社員は、雇用主・派遣元企業と労働に関する契約を結んでいます。そのため派遣社員に支払われる給与は、派遣先企業で作成される勤怠報告書を元に雇用主・派遣元企業にて決定される仕組みになっています。ここで報告される情報が正確さに欠けたり、共有に遅滞があったりすると派遣社員の給与に計算ミスや支給遅れが生じることとなってしまいます。

弊社ではこれらの課題をまとめて解決するためにどうすべきかをよくご相談いただきます。
そこで本記事では派遣社員の給与についてのトラブルを未然に防止するため、勤怠管理における注意点とシステムの導入についてお伝えします。

派遣社員の勤怠管理方法を確認

派遣社員に適切な賃金を支払うために、派遣元企業は派遣社員の正確な労働時間・就業状況を把握しなければなりません。
そのためにも派遣先企業は、タイムシートなどを活用し、派遣社員一人ひとりの労働時間を確認します。

派遣社員の勤怠は派遣先企業・派遣元企業がともに管理する

派遣社員は派遣元企業と労働契約を結びながら、派遣先企業に勤務します。
派遣社員の雇用状態は複雑ですから、派遣先企業と派遣元企業は協力して、派遣社員の勤怠情報を管理・共有する必要があります。

派遣元企業の管理項目

「派遣元企業」が管理すべき、派遣社員の勤怠情報について、一部の項目を紹介します。

• 賃金額：基本給および、残業・休日出勤などの時間外労働に対する割増賃金の額
• 有給休暇の付与・消化：派遣社員に年次有給休暇の権利が発生した場合には、適宜休暇を取得させる
• 災害の補償：ケガなどにあった場合には、労働者災害補償保険法に基づき労災保険を適用させる

派遣先企業の管理項目

派遣社員が勤務する「派遣先企業」での勤怠の管理項目について、一部を抜粋してお伝えします。

• 就労時間：勤務時間を把握する意図と、サービス残業や長時間労働の防止
• 休憩時間：6時間を超えて労働させる場合、少なくとも45分の休憩時間が必要
• 安全性や衛生面：施設や設備の安全確保と、更衣室や休憩所の使用など福利厚生についても対応が必要

派遣社員の勤怠管理における注意点

派遣元企業が派遣社員の勤怠情報を確認した際、派遣社員の自己報告と派遣先企業の報告が合致しない場合もあります。
派遣社員にサービス残業や時間外労働・遅刻・欠勤などがないか、正確な勤務時間を把握し、トラブルが生じないよう注意しなければなりません。
 

派遣社員の勤怠管理｜システムを導入するメリット

派遣元企業・派遣先企業間で、派遣社員の勤怠情報をスムーズに共有するためには、勤怠管理システムの導入がお勧めです。
勤怠管理システムを導入したときの、情報共有以外のメリットについて列挙します。

勤怠管理ミス・不正の防止

人事担当が勤怠管理をする場合、記入ミス・記入漏れ・計算ミスの発生するケースがあります。
誰にでもミスはあるものですが、かといって正しく給与が支払われなければ、派遣社員に不信感を抱かせたり、金銭トラブルが生じたりする結果になるでしょう。
このようなシーンで勤怠管理システムが導入されていれば、ヒューマンエラーの回避につながるでしょう。
また残念なことですが、勤怠報告において不正行為が発覚することもあります。
次に挙げる内容は、タイムカードを使用する企業で発生した不正行為の事例になりますが、このような派遣社員の不正行為はリアルタイムで発見することが難しいでしょう。

• 遅刻のごまかし：本人の代わりに他の人がタイムカードを押し、定時に出社したと見せかける等のケース
• 架空の残業報告：退社時刻を遅く報告し、時間外労働をしたように見せかける等のケース

勤怠管理システムを用いれば、パソコン上で出退社の時刻と勤怠管理の連携が可能です。
派遣社員の勤務時間を正確に管理でき、また給与詐取も未然に防ぐことができるでしょう。

勤怠管理に対する業務コストが減る

派遣社員の給与は、能力値や労働条件、また労働時間によりそれぞれ異なります。
多くの派遣社員を迎え入れる派遣元企業・派遣先企業にとって、派遣社員の給与を個別に管理・計算するには大変なコストがかかるでしょう。
そこで、勤怠管理システムを導入すれば、複雑化している派遣社員の給与計算で簡単な処理が可能です。
また残業などといった時間外労働の有無や、有給休暇・遅刻・早退・欠勤などの状況を正確に把握できる面でも、事務作業のコスト削減になるでしょう。

労働基準法の改正に安心対応

勤怠管理システムには、法改正の度にシステムを順次アップデートしたり、労働時間の上限を超える可能性があるとき事前に通知したりと、ユーザーフォローに優れた製品もあります。
上記の機能に対応した勤怠管理システムを取り入れれば、労働基準法違反を未然に防ぐ、素早い対応が可能となります。

人材管理システム「グッジョブ」「T-REX」で派遣社員の勤怠管理を適切に！

労働基準法の改正で、労働者に対する基本給・時間外労働の割増率が引き上げられ、企業の負担は更に大きくなっていきます。
派遣社員の労働時間を正しく把握し、少しでも事務の作業コストを抑えるためにも、派遣社員の勤怠情報デジタル化について検討してみてはいかがでしょうか。
弊社では、派遣先企業の勤怠管理に役立つ管理システムとして「グッジョブ」や「T-REX」を提供しています。
グッジョブ・T-REXでは人材派遣に関わる契約情報等のデジタル化や、派遣社員の勤怠・評価等、幅広い情報管理が可能です。
この機会にぜひこちらのページから、弊社システムの機能をお確かめいただき、グッジョブ・T-REXの導入をご検討ください。
 
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