人事・労務業務もDX？脱ハンコとは何から進めるべきか

2020年に新型コロナウイルスが広がったことで、急速にDXという言葉が使われるようになりました。
同時に日本のハンコ文化も脱するべきと叫ばれています。
この記事では、現在求められているDX推進の具体的な内容、都市や地方におけるDX化の現状をお伝えします。

DXとは？ DXは社会に何を与えるか

DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称。デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや業務のプロセスを変革することです。
DXの推進は、働き方の見直しや労働時間の是正など、私たちの社会に大きな影響を与えるでしょう。

DX推進の課題「脱ハンコ」

新型コロナウイルスへの感染対策、3密の回避は重要な取り組み。
2020年、日本全土で外出自粛などの行動制限が要請された中、出社は不要不急の外出としてその是非が問われました。
人との接触による感染を回避するため、企業各社ではテレワークやリモートワークを取り入れるようになりました。
しかしハンコ文化が根強い日本では、ハンコを押すためだけに出社を強いられる矛盾が生じ、社会問題となっています。
企業はDX導入・デジタル化・脱ハンコなど、新たな取り組みを迫られているわけです。

DX推進｜都市・地方での進展の違い

DX導入やデジタル化は、都市・地方で格差が生じます。
これは、インターネットの普及率や業種によるものもあるでしょう。

DX推進｜都市での進展

コロナ禍により、首都圏では出勤制限やテレワーク化が一気に進みました。
企業では書類のワークフロー化や書類そのものの必要性を見直すなど、DXの推進に一定の効果が出たように思います。
また企業間の契約書も、電子契約（クラウドサイン）に移行するなど、DXは徐々に浸透・広がりを見せています。

DX推進｜遅れを取る地方の課題と対応策

現在首都圏では、すでに出勤制限がなくなり日常に戻りつつあります。
しかしこのような時期になっても、多くの地方の支社・支店・工場などでは、テレワークやリモートワークの導入が遅れています。
地方は、製造業やサービス業など、デジタル化の取り組みに時間のかかる業種に偏っていることもDX推進が進まない要因と言えるでしょう。
また工場などの現場のように、出勤が前提となる職種では、よほど「生産性が上がる」と分かっているケースでなければ、社内全体の意識として、DX化・デジタル化に取り組む意義を見出しにくいかもしれません。
そこで、地方に対するデジタル化の一歩としては、「紙保管をやめる」ワークフロー化・クラウド化が提案されています。

DXによる変革のすすめ｜ワークフローのデジタル化・紙媒体のシステム化

ワークフロー業務をデジタル化し、オンライン上で取り扱えば、無駄な業務を省けます。

脱ハンコではなく紙保管をやめる｜新たなワークフローシステムの採用

業務のデジタル化では、ハンコをやめるよりも紙保管そのものをなくすワークフロー化・クラウド化をおすすめします。
具体的には電子印鑑や電子契約などを利用すれば、従来の【申請書作成→印刷→押印→FAX・郵送→返信】といったやり取りを効率化できます。
印刷作業や保管スペースも必要なくなり、多くの社員が取り組みによる成果を実感するでしょう。

◆【2022年1月改正】電子帳簿保存法｜人材派遣契約の電子化と対応ポイント | 派遣管理システム グッジョブ

取り組みのハードルを下げる手段の採用・補助金などの利用

DX推進へ取り組むハードルを下げる手段としては、セキュリティー面で十分注意する必要がありますが、個人のデバイスからクラウドに入ってもらうこともできます。
他にも、以下のようなDX関連の補助金・助成金を利用して、タブレット機器の導入や対応アプリの利用を検討するのもいいでしょう。

・ものづくり補助金
・IT導入補助金
・事業再構築補助金
・小規模事業者持続化補助金
・キャリアアップ助成金

紙媒体をシステム化する

紙媒体で書類を作成すると、印刷にかかる紙やインクなどの経費がかかります。
長期保管が必要な書類は、保管スペースの確保・管理も大変です。
紙媒体の書類をクラウド型のシステムに置き換えると、書類の印刷・押印なども不要となり業務効率が上がります。
またクラウド型システムを利用すれば、集計業務を素早く正確に処理できるでしょう。

◆クラウドサービスの安全性は？セキュリティリスクと重要ポイント・対策まとめ | 派遣管理システム グッジョブ

DX化は人事労務周りからのスタートが近道

DX推進は規模に大小の差がありますが、どの企業も避けることのできない取り組み。しかしこの機会を乗り越えれば、さまざまな業務を最適化できます。
また度々改正される電子帳簿保存法は、改正のたびにデータ書類の取り扱い条件が複雑になっています。
DX化には費用面などの検討事項がありますが、まずは人事労務周りから取り組むことが近道かもしれません。
すべての社員がDX推進への理解を深め、その効果を実感するには時間がかかるものですが、全社を挙げてDX化を進めていきましょう。

◆失敗事例・成功事例から学ぶ「DX推進を成功に導く」ポイントを解説！ | 派遣管理システム グッジョブ

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