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派遣社員の勤怠管理をシステム化！ 派遣先企業が知っておきたいポイント
IT技術の進化と働き方改革により、勤怠管理をデジタル化（システム化）する企業が急増しています。
自社に勤怠管理システムが必要か分からない、システムを導入すべきか迷っている派遣先企業もあるでしょう。
勤怠管理システムを導入すれば、限られた人材の配置を最適化し、時間外労働の管理を強化できます。
派遣先企業は働き方改革をはじめとした現代社会の課題に応えるべく、長時間労働の是正や派遣社員の待遇改善に積極的に取り組む必要があります。
本記事では、人材派遣システムを導入していない企業へ、派遣社員の勤怠管理をシステム化する上で知っておきたいポイントについて解説します。
目次
タイムカードのデジタル化とは
従来のタイムカードで行う勤怠管理と、勤怠管理デジタル化の違いを比較します。
タイムカードによる打刻
タイムカードでは、出退勤時刻を打刻し時間を記録、勤怠管理します。
タイムカード方式は、タイムレコーダーと専用のタイムカードがあれば、どこにでも設置できすぐに使えること、コストも安く操作が簡単なことから、長年多くの企業で採用されてきました。
タイムカードは、従業員の勤怠（労働時間）を知る重要な資料。出退勤時間は給与計算に使われ、管理保存が義務付けられています。
ただしタイムカードの使用では、従業員による打刻の不正、集計ミス・データ改ざんなどのリスクがあります。
◆派遣社員のタイムシートの書き方と保管期間｜押さえておきたい注意点も確認
勤怠管理システムを使用した打刻
勤怠管理システムは、出退勤時刻を自動的に記録する仕組み。先述したような打刻の不正や集計ミス・データ改ざんなどはありません。
出退勤時刻以外に、早退遅刻・休憩時間・時間外勤務などもデータ化されていて、給与計算などに連携できます。
従来のタイムカードで行う勤怠管理では紙媒体のタイムカードを保管するスペースが求められますが、勤怠管理システムに保管スペースは必要ありません。
勤怠管理システムで打刻する方法の例
- ICカード：ICカード読み取り端末を利用する方法
- Web打刻：パソコンやスマートフォンなどから、Webブラウザを利用する方法
- QRコード：QRコードを読み取る方法
- チャット：SlackやLINEなどと連携させる方法
- パソコン：パソコンのオン・オフを利用した方法
タイムカードと勤怠管理システムの比較表
タイムカードと勤怠管理システムの比較を表にまとめましたので、参考にしてください。
■タイムカードと勤怠管理システムの比較表
勤怠管理システム導入の必要性
勤怠管理のシステム化では、人材派遣業界ならではの勤怠管理の課題を解決できます。
複数の派遣元企業から多くの派遣社員を受け入れる派遣先企業へは、特に勤怠管理システムの導入をおすすめします。
勤怠管理システムの導入が進まない理由
人材派遣は一般企業と違って雇用形態が複雑なため、派遣元企業・派遣先企業は勤怠管理を含めた多数の書類をやり取りします。
派遣社員の勤怠管理など派遣料金の請求書までつながる業務では、企業間をまたいだ確認作業が必要です。
そのため派遣社員の勤怠情報に関するやり取りなど、面倒な業務はアナログのまま、システム化が進まなかったという背景があります。
リアルタイムな勤怠管理の必要性
派遣社員の勤怠管理は派遣先企業が行い、派遣元企業に通知します。
派遣元企業は、派遣先企業から送られてきた勤怠情報を確認して、派遣社員の給与を支払います。
しかし、派遣元企業だけが勤怠管理システムを導入しているようなケースでは、最終的に派遣先で認識している勤怠情報と差異が出ることがあります。
月末の忙しい時期、勤怠情報をすり合わせるために、派遣元企業・派遣先企業間で不要な確認コストをかけなければなりませんでした。
書類提出や給与計算などが遅れる原因をなくすためにも、派遣元企業と派遣先企業の相互で勤怠管理できるシステムが求められるわけです。
勤怠管理システムの機能と課題
勤怠管理システムの導入前に、次のようなシステムの機能・設定を確認しておきましょう。
- 複数の勤務形態：日勤・交代勤務・変形労働などバリエーションに応じた設定が可能か
- 就業状況の通知：勤怠表が記載項目を満たし就業状況報告を兼ねるか
- 異なる締め日の設定：末締め・20日締めなど締め日が異なる場合、複数種類の設定が可能か
- セキュリティ：派遣元企業や派遣社員に対するシステムアカウントを専用に準備できているか
派遣先企業が勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システム導入によるメリットを挙げます。
勤怠管理システム導入のメリット①リアルタイムで確認
派遣先企業で導入した勤怠管理システムに派遣元企業がアクセスすれば、リアルタイムで勤怠情報を確認できます。
締めのデータを参照することで、早期に請求書を作成できます。
勤怠管理システム導入のメリット②人員配置や繁忙期の対応
出勤・欠勤状況や時間外労働を迅速に把握し、残業の調整などにも適切に対応できます。
勤怠管理システム導入のメリット③事務工数の削減
システム導入後の勤怠管理では、自動計算やシステム通知が可能なため、勤怠情報を通知する事務工数や郵送コストを削減できます。
勤怠管理システムの業務効率化は「T-REX」で！
正規非正規の格差解消が求められる現在、企業は働き方改革へ積極的に取り組まねばなりません。
今後、企業は労働者の柔軟な働き方を受け入れ、複雑な勤務形態に対応することになるでしょう。
また人手不足が社会問題化していることを考慮すると、確保できた人材を上手に配置する必要があります。
派遣先企業では派遣人材の勤怠管理が課題になりますが、勤怠管理・請求管理で毎月大きな事務工数がかかる場合でも、システムを導入すれば事務担当者の負担を軽減できます。
またシステムによる自動化なら、人的ミスが減り不正行為も防止できるでしょう。
弊社の勤怠管理システム「WEB勤怠管理 T-REX」では、派遣社員の勤怠管理に必要な機能を備えています。
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