【派遣先管理台帳】必須項目・記載内容と保管方法について解説

繁忙期や急に人員を確保したい時など、即戦力を提供してくれる人材派遣サービスは心強いものです。
人材派遣サービスを利用するには、派遣先企業・派遣元企業間で、さまざまな契約・書類作成・通知などを行わなければなりません。
これらの中で派遣社員を受け入れる際に、作成義務のある書類が「派遣先管理台帳」です。
本記事では派遣先管理台帳について、記載内容や保管方法をお伝えします。

派遣先管理台帳とは

派遣先管理台帳とは、派遣先企業が作成する「派遣社員の就業内容・就業条件を明確にする書類」です。
派遣先管理台帳には、派遣社員の雇用を適正に管理し、派遣社員の労働環境を守る目的があります。
◆関連：派遣先企業に対する「労働局の調査」が増加？調査実態と指導内容 | 派遣管理システム グッジョブ

派遣先企業の作成義務と通知方法

派遣先管理台帳は、派遣先企業に作成の義務があり、派遣社員個別に書類を用意する必要があります。（労働者派遣法第42条）
また派遣先管理台帳は、労働局での調査において、派遣労働者が派遣先企業で適正な雇用環境に置かれているかを調べる「就業状況報告書」の資料としても使われます。

派遣先企業の作成義務と違反

派遣先企業が派遣先管理台帳を所定の方法で作成しない、また通知・保管を正しく行わないなど義務を怠った場合には、労働者派遣法違反により罰金が科せられる可能性があります。
なお、派遣先企業に直接雇用されている従業員と派遣社員の合計が5人以下の場合には、例外として派遣先管理台帳の作成義務はありません。

派遣先企業の通知方法と保管期間

派遣先企業は派遣元企業へ、派遣先管理台帳の必要項目を定期的に通知しなければなりません。
通知の期日は、1カ月に1回以上とされています。
派遣元企業より派遣先管理台帳を通知してほしいと要望があった場合には、定期日以外でも通知が必要です。
派遣先管理台帳の通知方法は「書面での通知」「FAXによる通知」「電子メールによる通知」のいずれかとなります。

また派遣先管理台帳には保管の義務があります。
派遣社員の派遣期間終了日（起算日）から3年間は、紙媒体・データなどで保管することとなります。
なお就業日や就業時間を、タイムカードなどの別紙で管理していた場合は、派遣管理台帳と一緒に保管すると良いでしょう。
派遣契約の更新があった場合には、更新後の派遣期間終了日が起算日になります。

派遣先管理台帳については、他にも複数のお役立ち記事を公開しています。こちらも併せてご覧ください。
◆派遣先管理台帳の作成・保管・通知方法を解説！フォーマットもご紹介

派遣先管理台帳の記載内容と通知項目について

派遣管理台帳の記載内容には、派遣元企業へ定期的に通知する項目も含まれます。

派遣先管理台帳の記載内容

派遣管理台帳の記載内容は17項目あります。記入例は下記を参考にしてください。

1. 派遣社員の氏名
2. 派遣元企業の名称
3. 派遣元企業の事業所名
4. 派遣元企業の事業所の所在地
5. 派遣社員が従事する業務内容
6. 派遣社員が従事する業務に伴う責任の程度
7. 労使協定対象の派遣労働者か
8. 有期雇用か無期雇用か
9. 派遣就業した事業所の名称・所在地・就業場所・組織単位
10. 派遣就業した日
11. 就業状況（就業日の始業時刻・終業時刻・休憩時間）
12. 派遣社員からの苦情処理状況
13. 教育訓練の日時と内容
14. 派遣先責任者および派遣元責任者に関する事項
15. 派遣受け入れ期間の期限を受けない業務を行う労働者派遣に関する事項
16. 雇用保険・健康保険・厚生年金保険の加入の有無
17. 紹介予定派遣に関する事項

派遣先管理台帳の通知項目

派遣先管理台帳の通知しなければならない項目は、以下の6項目です。

1. 派遣社員の氏名
2. 派遣就業した日
3. 就業日の始業時刻・終業時刻・休憩時間
4. 派遣社員が従事する業務内容
5. 派遣社員が従事する業務に伴う責任の程度
6. 派遣就業した事業所の名称・所在地・就業場所・組織単位

派遣先管理台帳の作成・管理は人材派遣管理システム「グッジョブ」で

派遣先企業にとって派遣社員は重要な人材ですが、派遣社員を受け入れる際に扱う書類は非常に煩雑です。
そのため派遣先企業から派遣元企業へ通知しなければならない「派遣先管理台帳」についても、派遣先企業の事務作業が滞り通知が遅れる、記載内容に不備が出るなどトラブルが発生することがあるでしょう。

派遣先管理台帳は本来、派遣先企業が作成すべき書類です。それも派遣社員一人一人個別に用意しなければなりません。
派遣社員の受け入れ数が多いほど、派遣先企業の人材管理コストは膨大になります。

そのため企業間で少しでも円滑なやり取りができるよう、派遣先企業の中では、派遣元企業から派遣先管理台帳の提供を受けるケースも多いのです。
しかし、弊社の人材派遣管理システム「グッジョブ」を利用すれば、派遣先企業様が派遣先管理台帳を用意する必要はありません。
グッジョブなら、クラウドシステム上で派遣管理台帳の作成・管理・通知が可能です。

勤怠管理・残業の上限規制・抵触日の通知などにも、都度行われる法改正に合わせながら対応します。
ぜひこちらのページをご覧いただき、人材派遣管理システム「グッジョブ」の利用をご検討ください。
◆派遣先管理台帳の作成・保管・通知方法を解説！フォーマットもご紹介
◆派遣先管理台帳の一部「就業状況報告書」の保管方法