派遣社員の苦情処理｜派遣先企業の対処と対応ポイント

安定した企業活動を続けるためには、同じ従業員に長く勤めてもらいたいものですが、社内の人員が多いほどトラブルは増えます。
今回は、派遣社員から苦情が入った際に、派遣先企業はどのように対応すべきかを解説します。
派遣社員に働き続けたいと思われる環境作りの参考にしてください。

派遣社員から苦情申し出があった場合

人材派遣は、派遣元企業・派遣先企業・派遣社員の三者によって構成される特殊な雇用形態です。
そのため一般雇用に比べ、人対人・職場環境・労働契約など、さまざまな問題が生じやすくなります。
何かトラブルが生じた場合には、派遣社員から派遣元企業へ、派遣元企業から派遣先企業へと段階を踏んで苦情を申し出なければなりません。

苦情対処は労働者派遣法で定められている

派遣社員からの苦情については、法律上「誠意をもって、遅滞なく、適切かつ迅速な処理を図らなければならない。」とあります。（労働者派遣法第40条第1項）
また派遣社員からの苦情の申し出を理由に、派遣社員の不利益になる以下のような扱いは禁止されています。

• 派遣社員の業務量の増減
• 派遣元企業に派遣社員の交代要求
• 派遣契約を更新しないなど

◆参考：2022年4月施行の「パワハラ防止法」中小企業の義務と罰則 | 派遣管理システム グッジョブ

派遣元企業と派遣先企業の連携

派遣社員から苦情の申し出があった場合、派遣先企業は速やかに苦情の詳細を派遣元企業に報告します。
その苦情内容を元に派遣先企業が中心となり、派遣元企業と連携を取りながら対処します。

派遣先企業の苦情対処方法・流れ

派遣社員から苦情の申し出があったときの流れを説明します。
実際に苦情が発生した時に備えて、苦情が発生する前から以下の内容を確認しておくと良いでしょう。

1. 派遣社員の苦情を受け付ける
2. 派遣社員からの苦情を企業間で連携
3. 派遣先管理台帳へ苦情の経緯を記録
4. 派遣先企業で責任者を任命・苦情対処
5. 派遣社員のフォロー
6. 「苦情の処理に関する事項」として派遣先管理台帳へ記録

1.　派遣社員の苦情を受け付ける

派遣社員は苦情申出の流れがわからず、派遣先企業に苦情を申し出ることがあります。
派遣先企業・派遣元企業のどちらが苦情の申し出を受けた場合にも、まずは親身に寄り添ってヒアリングし、詳細を控えます。

2.　派遣社員からの苦情を企業間で連携

派遣先企業・派遣元企業で速やかに連携を取り、問題の解決を目指します。

3.　派遣先管理台帳へ苦情の経緯を記録

派遣先企業には、派遣先管理台帳の作成が義務付けられています。
派遣社員からの苦情があれば「派遣労働者から申し出を受けた苦情の処理に関する事項」として記載しなければなりません。

4.　派遣先企業で責任者を任命・苦情対処

派遣法改正により、派遣先企業でも就業に関する苦情は誠実に対応すべきとされています。
派遣先企業では責任者を任命し、その責任者を中心に苦情を対処します。

5.　派遣社員のフォロー

問題の解決方針が決まったら、派遣社員が「何も変わらない」と思わないように進捗状況を伝えましょう。

6.　「苦情の処理に関する事項」として派遣先管理台帳へ記録する

派遣社員から苦情を受けた日・苦情内容・苦情の処理状況について、派遣先管理台帳へ記録します。

派遣先管理台帳の記録について

派遣先企業は派遣社員から苦情があった場合、その内容・処理・結果を派遣先管理台帳に記載して、適正に管理するよう義務付けられています。

派遣先管理台帳の記録の仕方

労働者派遣法では、派遣先企業の義務として派遣先管理台帳を作成しなければなりません。
派遣先台帳に記載する内容は以下の項目です。

• 苦情を受け付けた年月日
• 派遣社員からの苦情内容
• 苦情への対処内容

派遣元企業への報告と通知

派遣社員からの苦情申出に備えて、申し出を受け付ける担当者や、派遣元企業と派遣先企業で対処する窓口を整えておくと良いでしょう。
また、苦情の内容には個人情報が含まれるため、情報の取り扱いには十分注意してください。

グッジョブなら派遣社員の勤怠を明確に管理！派遣社員の苦情を減らす取り組みを

この先の日本は、少子高齢化により労働人口が激減したまま、改善する見込みがありません。
働き手の売り手市場が加速するため、企業はこれまでより人材不足に苦しむことになります。
企業活動を安定して継続させるためにも、今後は採用できた派遣社員をどれだけ定着させるかが鍵になるでしょう。
苦情発生時に丁寧なヒアリングや迅速・適切な対応ができるよう、ぜひこちらの記事もご覧いただき、今のうちから苦情対処の流れを理解しておいてください。

◆派遣社員が定着しない！派遣先で「すぐ辞めない」ための方法をご紹介 | 派遣管理システム グッジョブ
◆【派遣先管理台帳の記載事項】派遣先企業がすべき派遣社員の苦情対応を解説 | 派遣管理システム グッジョブ

また、苦情処理をスムーズに行うためには、派遣社員・派遣先企業・派遣元企業での密な連絡が不可欠です。
弊社では三者間での滞りないやり取りに役立つ人材派遣管理システム「グッジョブ」を用意しております。
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ぜひ弊社の人材管理システムをご利用いただき、派遣社員の働きやすい環境作りにお役立てください。