VOICE 導入事例

契約書の3年間の保管義務がある中で、入社・契約更新の度に溜まっていく膨大な契約書を管理できていませんでした。そのため、行政調査時や急な組織変更に伴う修正、差し替えなどが煩雑になっていました。
グッジョブで契約書をデジタル化したところ、契約書の整理、修正依頼、ファイリング作業がゼロに。さらに契約書を必要な時に確認、出力できるため、管理の効率化ができました。

4月の派遣法改正で全派遣会社が労使協定方式を選択したため、何の問題もないと思っていましたが、派遣先にも配慮義務ができ、やるべきことが増えたと知ったときには愕然としました…。
コンサルタントの方と相談しながらテーブルや項目を作成できたため、運用前に慌てずに済みそうで安心しています！

派遣の請求書は毎月締日の1営業日以内で処理が必要です。そのために月末は300名の紙のタイムシートを派遣会社ごとに分けてスキャン、メール、更に派遣会社から送られてくる請求書の整合をとるため毎月大混乱でした。
勤怠のデジタル化で月末の集計が楽になり、月末月初の派遣会社とのやり取りとヒューマンエラーが減り、請求書回収までの流れが今までより段違いに早くなりました。

ロッカー番号や貸与する制服サイズ等、派遣会社から事前に欲しい情報や自社で管理しておきたいスタッフ情報が多く、項目ごと複数のExcelで管理していましたが、一括で確認できず、派遣会社とのやり取りにも工数がかかっていました。
グッジョブでは管理項目を自由に設定でき、派遣会社とのやり取りがスムーズに行えるようになりました。さらに検索やCSV出力で一覧確認でき、管理が楽になりました。

時間外労働の管理が派遣会社とうまく共有できず、繁忙期にはいつも、月末近くに慌てて、残業可能時間を確認していました。
月末を待たずに勤怠を把握でき、定期的に残業の多いスタッフを検索することで時間外労働を見える化できるようになったのと、派遣会社からもWeb上でリアルタイムに勤怠を確認いただけるので、共同で管理できるようになりました。

これまでは派遣スタッフからの苦情の申し出やトラブルなどが大きくなってから把握することが多く、時系列で情報を整理するのも一苦労でした。
今は些細なことでも現場担当者がグッジョブに入力でき、それを派遣元とも共有できるので、トラブルになっても早く対処ができ、帳票として出力もできるため行政調査時にも役立ちました。

取引している派遣会社が大小様々あり、正直、個別契約書などの帳票類の管理や提出がルーズな派遣会社もあり、法改正に即しているのか不安な面もありました。
グッジョブでは2020年4月の派遣法改正にも対応されており、フォーマットも統一されてチェックもしやすく、コンプライアンス面で安心しています！